Hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT khi bán hàng hóa, dịch vụ, xây dựng….

theo Thông tư 39/2014/TT-BTC

Khi lập hóa đơn GTGT phải ghi đầy đủ, chính xác các yếu tố quy định trên hóa đơn:

  • Viết hóa đơn xuất cho khách hàng theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến lớn
  • Ghi rõ ngày, tháng, năm lập hóa đơn
  • Ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), Thuế GTGT, Tổng giá thanh toán đã có thuế
  • Đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh
  • Phải dùng cùng 1 loại mực, loại mực không phai, không dùng mực đỏ
  • Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có)
  • Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung thống nhất trên cả 3 liên

Hướng dẫn viết hóa đơn GTGT khi bán hàng hóa, dịch vụ:

#1. Thời gian lập hóa đơn

  • Đối với bán hàng hóa: thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền
  • Đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
  • Đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.
  • Đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền
  • Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
  • Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Lưu ý: Nếu không xuất đúng thời hạn bị phạt tiền từ 4 – 8 triệu (Theo Điều 11 thông tư 10/2014/TT-BTC)

#2. Thông tin người bán hàng: Không phải viết (vì đã được in sẵn trên hóa đơn)

#3. Thông tin người mua hàng

  • Họ tên người mua hàng: Là người trực tiến đến mua hoặc giao dịch với đơn vị bán
  • Nếu người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, MST thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mst”
  • Tên đơn vị: Là tên công ty của bên mua (Theo đúng trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp)
  • Địa chỉ: Là địa chỉ công ty mua hàng (Theo đúng trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp)
  • Mã số thuế: là mã số doanh nghiệp (Theo đúng trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp)(trường hợp công ty thành lập trước đây có tờ MST riêng thì ghi theo MST đó)
  • Hình thức thanh toán:
  • Nếu thanh toán bằng tiền mặt: TM
  • Nếu thanh toán bằng chuyển khoản: CK
  • Nếu chưa xác định được hình thức thanh toán: TM/CK
  • Nếu hóa đơn có giá trị trên 20 triệu bắt buộc chuyển khoản mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý của DN.

#4. Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra

  • Cột số thứ tự: ghi số thứ tự các loại hàng hóa bán ra
  • Cột tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi chi tiết, cụ thể tên hàng hóa mà mình bán ra (tên, mã, ký hiệu của hàng hóa)

Ví dụ: Máy tính Laptop LG GRAM 15Z970-G.AH55A5

  • Nếu có quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quán lý thì phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa
  • Các loại hàng hóa cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hóa đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu

Ví dụ: Số khung, số máy của xe máy, ô tô; địa chỉ nhà, chiều dài , chiều rộng, số tầng ….

  • Các trường hợp là hóa đơn điều chỉnh thì phải ghi sai sót điều chỉnh tăng, giảm của hóa đơn số bao nhiêu, ký hiệu, ngày tháng năm

Ví dụ: Điều chỉnh Tên hàng hóa của hóa đơn số…ngày tháng năm…từ….thành…

  • Đơn vị tính: ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa mà mình bán ra (cái, chiếc, m, bó, kg…)

Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết có tiêu thức đơn vị tính

  • Số lượng: ghi rõ số lượng hàng hóa bán ra
  • Đơn giá: ghi rõ đơn giá của 1 đơn vị hàng hóa (giá chưa vat)
  • Thành tiền: Là số tiền mà người mua phải trả bằng đơn giá nhân với số lượng của loại hàng hóa đó (= cột số 4 x cột số 5)

Sau khi viết xong nội dung trong hóa đơn thì gạch chéo phần còn trống (nếu có), bắt đầu từ trái qua phải, có thể theo mẫu bên dưới:

#5. Tổng cộng

  • Cộng tiền hàng: Là tổng số tiền ở cột thành tiền
  • Thuế suất thuế GTGT: Ghi mức thuế suất của hàng hóa dịch vụ (hiện tại có 3 mức là 0%, 5%, 10%)

Nếu là hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chiu thuế GTGT, được miễn thuế GTGT thì chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất thuế GTGT không ghi và gạch bỏ (\).

Nếu là hàng thuế suất 0% thì viết là “0”

  • Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của dòng “ Cộng tiền hàng” và “Tiền thuế GTGT”
  • Số tiền viết bằng chữ: Viết chính xác số tiền bằng chữ ở dòng “Tổng cộng tiền thanh toán”

Lưu ý: Không được làm tròn số tiền lẻ trên hóa đơn GTGT

Ví dụ: 3.828.350 không được làm tròn thành 3.828.000

Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam

Trường hợp thu ngoại tệ, tổng số tiền được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt

Ví dụ: 15.000 USD – Mười lăm nghìn đô la Mỹ, đồng thời phải ghi tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam tại thời điểm lập hóa đơn.

Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với 1 ngoại tệ khác được Ngân hàng Nhà nước việt nam công bố tỷ giá.

#6. Ký tên

Người mua hàng: Ai đi mua hàng thì người đó ký

Đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, Fax thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên. Nhưng người bán phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, Fax.

Người bán hàng: Ai lập thì người đó ghi

Thủ trưởng đơn vị: Là người đại diện pháp luật – chức danh thường gọi là giám đốc (ký tươi, đóng dấu công ty và dấu chức danh)

Nếu Giám đốc đi vắng thì phải có giấy ủy quyền trực tiếp cho người bán ký , ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu treo vào góc phía trên bên trái 3 tờ hóa đơn.